Giấy tờ và hợp pháp hoá khi làm thủ tục tại Malaysia

Phần lớn hồ sơ bị chậm tại Malaysia không phải vì thiếu điều kiện mà vì giấy tờ chưa được hợp pháp hoá đúng chuỗi. Đây là phần hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát, và chuẩn bị đúng từ đầu tiết kiệm được nhiều tuần.

Chuỗi hợp pháp hoá

Giấy tờ Việt Nam muốn dùng tại Malaysia thường phải đi qua chuỗi sau, và không được bỏ bước nào:

• Bước một — xin bản chính hoặc bản sao có chứng thực tại Việt Nam
• Bước hai — dịch sang tiếng Anh, có công chứng bản dịch
• Bước ba — hợp pháp hoá tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
• Bước bốn — hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Malaysia tại Việt Nam

🔴 Làm thiếu bước nào thì giấy tờ không được chấp nhận, và phải quay lại từ đầu. Với người đã sang Malaysia, việc lấy lại giấy tờ từ Việt Nam rất mất thời gian — đây là lý do phải làm đúng ngay từ lần đầu.

Những giấy tờ nên chuẩn bị từ Việt Nam

• Bằng cấp và bảng điểm — cần cho hồ sơ giấy phép lao động và du học
• Xác nhận kinh nghiệm làm việc từ các nơi đã làm
• Lý lịch tư pháp
• Giấy khai sinh
• Giấy đăng ký kết hôn nếu có gia đình đi cùng
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu định kết hôn tại Malaysia

Lời khuyên: làm nhiều bản cùng lúc. Chi phí cho bản thứ hai và thứ ba nhỏ hơn nhiều so với việc phải làm lại toàn bộ chuỗi khi cần.

Bằng cấp — phần quan trọng nhất

• Là giấy tờ bắt buộc cho hồ sơ giấy phép lao động
• Phải khớp với vị trí và hạng giấy phép định xin
• Có thể cần xác minh với trường cấp bằng trong một số trường hợp
• Bằng của trường không nằm trong danh sách được công nhận có thể gặp vấn đề
• Với nghề cần đăng ký hành nghề, còn phải qua đánh giá của hội nghề nghiệp

Việc xác minh với trường cấp bằng là quy trình có thật: nên giữ liên lạc với phòng đào tạo của trường cũ, vì có thể cần họ xác nhận về sau.

Thời hạn hiệu lực

• Nhiều loại giấy tờ có thời hạn hiệu lực, thường khá ngắn
• Lý lịch tư pháp và xác nhận tình trạng hôn nhân có hạn ngắn nhất
• Giấy khám sức khoẻ cũng có thời hạn
• Giấy hết hạn trước khi hồ sơ được xét thì phải làm lại
• Nên hỏi trước bên tiếp nhận về thời hạn họ chấp nhận rồi tính ngược

Dịch thuật

• Malaysia dùng tiếng Anh trong phần lớn thủ tục — thuận lợi lớn
• Bản dịch phải do đơn vị được công nhận thực hiện
• Tên riêng phải nhất quán giữa mọi giấy tờ — lỗi phổ biến nhất
• Nên dùng cùng một đơn vị dịch cho mọi giấy tờ
• Một số cơ quan có thể yêu cầu chứng thực bản dịch tại Malaysia

Về tên riêng: cách viết tên tiếng Việt không dấu trên hộ chiếu phải khớp tuyệt đối với mọi giấy tờ khác. Một chữ lệch cũng đủ để hồ sơ bị hỏi lại, và việc đính chính mất nhiều tuần.

Giấy tờ cấp tại Malaysia

• Giấy khám sức khoẻ tại cơ sở được chỉ định
• Giấy tờ của doanh nghiệp bảo lãnh — đăng ký kinh doanh, hồ sơ thuế
• Hợp đồng lao động
• Giấy tờ ngân hàng — sao kê, xác nhận số dư với một số diện
• Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chỗ ở với một số thủ tục

Những lỗi thường gặp

• Bỏ bước trong chuỗi hợp pháp hoá
• Tên viết không nhất quán giữa các giấy tờ
• Giấy hết hạn khi tới lượt xét
• Chỉ làm một bản rồi phải làm lại
• Không giữ bản sao của giấy tờ đã nộp
• Dịch không đúng chuẩn hoặc thiếu công chứng
• Mất hộ chiếu cũ có chứa dấu và lịch sử cần thiết

Mục cuối đáng chú ý: giữ hộ chiếu cũ sau khi đổi. Nó chứa lịch sử nhập cảnh và các giấy phép trước, có thể cần khi làm thủ tục về sau.

Cách chuẩn bị cho hiệu quả

• Hỏi trước danh sách giấy tờ của đúng thủ tục mình làm
• Làm nhiều bản cho mọi giấy tờ quan trọng
• Lập bảng theo dõi ngày cấp và ngày hết hạn
• Giữ bản sao dạng ảnh trên điện thoại và trên mạng
• Bắt đầu hợp pháp hoá sớm — chuỗi này mất nhiều thời gian hơn dự tính
• Giữ liên lạc với trường cũ và nơi làm cũ phòng khi cần xác nhận

Quy trình hợp pháp hoá, yêu cầu dịch thuật và danh mục giấy tờ khác nhau theo từng loại thủ tục và có thể được điều chỉnh. Trước khi bắt đầu, hãy hỏi cơ quan đại diện Malaysia tại Việt Nam và bên tiếp nhận hồ sơ tại Malaysia.